Obligación de entregar nómina
El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores establece que el empresario tiene la obligación de documentar el salario mediante un recibo individual y justificativo del pago. Este recibo —comúnmente llamado nómina— puede entregarse en papel o en formato electrónico, siempre que el trabajador tenga garantizado el acceso al documento. El modelo oficial de recibo de salarios está aprobado por Orden Ministerial, aunque las empresas pueden usar modelos propios que respeten los elementos mínimos obligatorios.
Estructura básica de la nómina
Una nómina estándar se divide en tres bloques principales: encabezado, devengos y deducciones.
Encabezado
Contiene los datos identificativos de la empresa (razón social, CIF, código de cuenta de cotización) y del trabajador (nombre, DNI/NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, tipo de contrato y período de liquidación).
Devengos: retribuciones salariales
Los devengos representan el total de ingresos del trabajador antes de las deducciones. Se dividen en:
- Salario base: retribución fijada en el convenio colectivo o en el contrato para la categoría y grupo profesional del trabajador.
- Complementos salariales: cantidades que se añaden al salario base en función de circunstancias personales (antigüedad), de trabajo (nocturnidad, peligrosidad, toxicidad) o de empresa (productividad, beneficios). Su percepción depende del convenio colectivo o del acuerdo individual.
- Pagas extraordinarias: el Estatuto de los Trabajadores garantiza al menos dos pagas extraordinarias al año, habitualmente en junio y diciembre, aunque pueden estar prorrateadas mensualmente si así lo establece el convenio.
- Horas extraordinarias: las realizadas sobre la jornada ordinaria. Su retribución mínima equivale al valor de la hora ordinaria, aunque el convenio puede mejorar este porcentaje o establecer compensación por tiempo de descanso.
Devengos: percepciones no salariales
Algunas cantidades que aparecen en la nómina no tienen carácter salarial y, por tanto, no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en el IRPF (dentro de ciertos límites). Las más habituales son:
- Dietas y gastos de viaje
- Indemnizaciones por traslado o suspensión de contrato
- Prestaciones de la Seguridad Social (incapacidad temporal, maternidad/paternidad) abonadas por la empresa en régimen de pago delegado
Total devengado y total a percibir
La diferencia entre ambos conceptos es la clave de la nómina. El total devengado es el salario bruto (antes de deducciones). El total a percibir o líquido es lo que efectivamente se ingresa en la cuenta del trabajador, una vez restadas todas las deducciones.
Deducciones: cotizaciones a la Seguridad Social
El trabajador asalariado cotiza a la Seguridad Social por diversas contingencias. Los tipos de cotización aplicables a la parte del trabajador son fijados anualmente por la Ley de Presupuestos Generales del Estado. Las contingencias por las que cotiza el trabajador incluyen:
- Contingencias comunes (enfermedad común, accidente no laboral, jubilación, incapacidad permanente)
- Desempleo
- Formación profesional
La base de cotización se calcula sumando el salario mensual más la parte proporcional de las pagas extraordinarias y otros conceptos computables. La empresa, por su parte, cotiza cuotas adicionales más elevadas que no se reflejan en la nómina del trabajador pero que forman parte del coste laboral total.
Deducciones: retención del IRPF
Las rentas del trabajo están sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). La empresa está obligada a practicar una retención mensual sobre el salario bruto, que actúa como pago a cuenta del impuesto anual. El porcentaje de retención no es fijo: depende del salario anual estimado, la situación personal y familiar del trabajador (estado civil, número de hijos, discapacidad reconocida) y otras circunstancias comunicadas mediante el modelo 145.
El trabajador que estime que la retención aplicada es incorrecta puede solicitar a la empresa su recalculación presentando una nueva comunicación de datos.
El Salario Mínimo Interprofesional (SMI)
El SMI es la retribución mínima legal que puede percibir cualquier trabajador por cuenta ajena en España, con independencia del sector o categoría. Se fija por Real Decreto del Gobierno y se actualiza periódicamente. Su cuantía es la misma para trabajadores fijos y temporales, a jornada completa. Para jornadas parciales, el SMI se prorratea en proporción a la jornada efectiva.
Información actualizada sobre el SMI vigente está disponible en el portal del Ministerio de Trabajo y Economía Social.
Plazo y forma de pago
El salario debe abonarse puntualmente y en la fecha o plazos convenidos en el contrato o en el convenio colectivo aplicable. En defecto de pacto, el pago se realizará el último día del mes. El retraso en el pago genera el derecho a reclamar un interés por mora del diez por ciento de lo adeudado. Los plazos de prescripción para reclamar salarios impagados son de un año desde la fecha en que debieron abonarse.
Cómo reclamar errores en la nómina
Si el trabajador detecta un error en la nómina, el primer paso es comunicarlo por escrito al departamento de Recursos Humanos o a la persona responsable de la gestión de nóminas. En caso de no obtener respuesta satisfactoria, existen varios canales:
- Reclamación ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
- Procedimiento de conciliación previa ante el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC) de la comunidad autónoma correspondiente
- Demanda ante el Juzgado de lo Social
| Concepto | ¿Cotiza SS? | ¿Tributa IRPF? |
|---|---|---|
| Salario base | Sí | Sí |
| Complementos salariales | Sí | Sí |
| Pagas extraordinarias | Sí (base de cotización) | Sí |
| Horas extraordinarias | Sí (contingencias comunes) | Sí |
| Dietas (dentro de límites) | No | No (hasta el límite reglamentario) |
| IT abonada en pago delegado | No (prestación) | Sí (rendimiento trabajo) |